Kallelse 2003-06-15

Kallelse till årsmöte 15 juni 2003, för Fornbo vintervatten etapp 2 ekonomisk förening.

Innehållsförteckning:
    Tid och plats.
    Dagordning.
    Bilagor till kallelsen:
           1)  Årsredovisning 2002: Resultaträkning, balansräkning och förvaltningsberättelse.
           2)  Styrelsemotion om uppgörelse med entreprenören.
           3)  Styrelsemotioner efter uppdrag till styrelsen från stämman 2002-06-09.
           4)  Styrelsens förslag till budget och uttaxering av årsavgift.
           5)  Styrelsens förslag angående arvoden till styrelsen och revisorerna.
           6)  Styrelsens svar på frågor vid förra stämman.
 
 Tid och plats.
 Söndag den 15 juni 2003 kl. 10.00 i ladan i Fornebo.

 Dagordning.
   1.   Val av mötesordförande.
   2.   Val av mötessekreterare.
   3.   Val av två protokolljusterare tillika rösträknare.

   4.   Upprättande av röstlängd.
   5.   Fråga om kallelse till stämman skett i behörig ordning.
   6.   Dagordningens fastställande.

   7.   Styrelsens årsredovisning.
   8.   Revisorernas berättelse.
   9.   Fastställande av resultat‑ och balansräkning.
 10.   Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen.
 11.   Beslut om uppkommet över‑ eller underskott.

 12.   Av styrelsen till stämman hänskjutna frågor.
 13.   Motioner till stämman.
 14.   Beslut om uttaxering av årsavgift.
 15.   Bestämmande av arvoden till styrelsen och revisorerna.

 16.   Val av ledamöter och ersättare till styrelsen.
 17.   Val av revisorer.
 18.   Val av valberedning.

 19.   Övriga frågor.
 20.   Stämmans avslutande.

 Bilagor till kallelsen:
 
1)  Årsredovisning 2002: Resultaträkning, balansräkning och förvaltningsberättelse.

Resultat‑ och balansräkning. BOKSLUT för Fornbo vintervatten etapp 2 ekonomisk förening år 2002. Intäkter
Medlemsinsatser, tredje inbetalning 67 x 1.500:‑	100.500:‑
Insats och anslutningsavgift, en (1) ny medlem	20.000:‑
Uttaxering av årsavgift från medlemmarna	0:‑
Räntor	4.254:85
Summa intäkter		124.754:85
Kostnader
Porto, bankavgifter och diverse	1.556:50
Arvoden till styrelsen och revisorerna	0:‑
Entreprenadkostnader Bredängs HB	302.075:‑
Summa kostnader	303.631:50
Årets förlust	-178.876:65
Summa		124.754:85
Tillgångar 2002‑12‑31
Bank  (Sörmlandsbanken)	142.300:77
Postgiro	3.883:75
Summa tillgångar		146.184:52
Eget kapital och skulder 2002‑12‑31
Balanserad vinst	308.808:17
Årets resultat	-178.876:65
Summa fritt eget kapital	129.931:52
Reservfond (5 % av nettovinsten föregående år)	16.253:‑
Summa bundet eget kapital	16.253:‑
Förskottsinbetalningar, förutbetalda intäkter	0:‑
Summa kortfristiga skulder	0:‑
Summa eget kapital och skulder		146.184:52
Ställda säkerheter	Inga
Ansvarsförbindelser	Inga

Förvaltningsberättelse avseende verksamhetsåret 2002.

Styrelsen har bestått av ordförande Lars-Erik Åberg (124), kassör Evy Siverby (90), sekreterare Svante Sundelin (91), Sadie Jansson (84) och Reidar Söderqvist (88).
Suppleanter har varit Leif Fagerström (99) och Billy Nygren (95).
Revisorer har varit Björn Hellström (157) och Leif Lindberg (150).
Revisorsuppleant har varit Sten Edebäck (81).
Kenneth Siverby (90) har varit kontrollant och har deltagit på styrelsemöten som adjungerad.

Styrelsen har hållit fem protokollförda sammanträden.

Bland händelser under verksamhetsåret 2002 kan följande nämnas:
      Alla medlemmar utom en fick vintervatten vid tomtgränsen. Extremt bra vattentryck!
      Arkiverat besiktningsprotokoll från vatteninkopplingar.
      Samarbete med den andra vintervattenföreningen i området och samfällighetsföreningen.
      Ordnat föreningens nya postgirokonto.
      Hållit löpande kontakt med Bredängs HB.
      Kontrollerat grävningen och beslutat om sprängningar.
      Betalat de kontraktsarbeten som utförts.
      Informerat om besiktning av inkoppling och om gemensamt inköp.
      Utkommit med regler och tips kring hur man kopplar in vintervattnet till fastigheten.
      Träffat styrelsen i samfällighetsföreningen för ett informationsmöte.
      Nyhetsbrev 1-9 har publicerats. Utskick och anslag har gjorts.
      Offentliggjort föreningens Internet hemsida:     http://hem.passagen.se/fornbovintervatten.
      Förfinat och underhållit hemsidan löpande, avseende styrelseprotokoll och allt annat.
      Genomfört årsmötet som var välbesökt med över hälften av alla medlemmar.
      Haft e-mail konversation med medlemmar.
      Personlig utdelning av inbetalningskort för att ha personliga kontakter och spara pengar.
      Ordnat datorprintade etiketter för utskicken.
      Startat med överföring från postgiro till bank så att vi får bästa ränta.



Förslag till vinstdisposition, hur vinsten skall fördelas.
Den samlade vinsten omfattar allt fritt kapital, dvs. årets resultat och balanserat resultat från tidigare år. Enligt stadgarnas § 12 föreslår styrelsen följande uppdelning av överskottet:

Balanserade vinstmedel	308.808:17
Årets förlust	-178.876:65
Uppkommet överskott (nettovinst)	129.931:52
Styrelsen föreslår att vinstmedlen disponeras så
att 5 % av nettovinsten avsättes till reservfonden	6.496:‑
att ränta på inbetalda insatser balanseras i ny räkning	4.254:85
att resterande fria egna kapital balanseras i ny räkning	119.180:67
Summa	129.931:52
Summa att balansera i ny räkning  (4.254:85 + 119.180:67)	123.435:52

Lag 1987:667 om ekonomiska föreningar föreskriver att följande upplysningar lämnas:

  1. Viktiga saker för bedömningen av föreningens verksamhetsresultat och ställning.
  2. Betydelsefulla händelser som har inträffat under eller efter räkenskapsårets slut.
  3. Stora förändringar i medlemsantalet.
  4. Summorna av insatsbelopp som skall återbetalas under nästa räkenskapsår.

Föreningen har inga som helst ekonomiska problem.

Vi har betalat och vi betalar till Bredängs HB i samma takt som arbetet fortskrider enligt betalningsplanen och kontraktet skyddar oss om oväntade saker skulle inträffa. Vi har en hållhake på Bredängs  HB i form av  innestående medel 27.000 kronor plus moms som betalas ut först två år efter arbetets slutförande. Ju snabbare allt blir klart desto tidigare betalar vi ut det sista beloppet.

Stämman år 2003 har att ta ställning i en fråga som handlar om en uppgörelse med Bredängs HB om att vi slipper kostnader och uppnår fördelar, mot att vitet bortfaller.

Under hösten 2002 och våren 2003 har kontraktsarbetena fortskridit och bortsett från att tidplanen inte hållit för entreprenören så finns inga stora överraskningar.

Angående medlemsantalet så har i början av år 2002 en (1) ny medlem tillkommit och inga nya medlemmar har tillkommit hittills under år 2003.



Lars-Erik Åberg       Evy Siverby       Svante Sundelin       Sadie Jansson      Reidar Söderqvist





2)  Styrelsemotion om uppgörelse med entreprenören.

Bakgrund
Styrelsen erhöll en skrivelse från Bredängs HB daterad den 2003-01-18 med rubriken "Problem med vintervattengrävningen". Brevet innehöll en uppräkning med nio punkter som visade att det blivit dyrare än planerat för Bredängs HB och som också visade orsakerna sammantaget till varför förseningen uppstod. Styrelsen svarade utförligt på varje punkt i ett brev som skickades till Bredängs HB. I korthet innebar svaret att enligt avtalet kan inga krav ställas på föreningen. Brevet finns att läsa på Internet hemsidan i ett av styrelseprotokollen. Sedan erhöll styrelsen ett nytt brev från Bredängs HB daterat den 2003-05-16:
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
"Beträffande svårigheter vid grävning
Förslag till uppgörelse:
     Vi bortser från krav för längre ledningslängd och de exceptionella markförhållande
     som visade sig vara för handen mot att vitet bortfaller.
     Då någon geoteknisk undersökning inte förelåg, utan bedömning fick ske okulärt
     och med erfarenhet från tidigare grävningar på området faller föreningen inom
     force majeure vilket vi kommer att åberopa vid eventuella tvisteförhandlingar.
     I så fall kommer vi även att yrka på ersättning för den större tidsåtgången.
     Sådana tvisteförhandlingar är inget att stå efter för någondera parten så därför
     erbjuder vi Er ovanstående lösning.
Med vänliga hälsningar
Per-Erik Eriksson "
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Styrelsen har varit i kontakt med två oberoende jurister och har ingående utrett konsekvenserna av olika handlande.
En enig styrelse menar tveklöst att det finns bara ett enda sätt att gå vidare här.
Föreningen bör gå Bredängs HB till mötes och efterskänka vitet på 50.000 kronor i utbyte mot någon motprestation..
Det viktigaste motivet är de rättegångskostnader som med mycket stor sannolikhet skulle drabba föreningen om en tvisteförhandling i domstol skulle bli fallet. Dessutom bibehåller vi de mycket goda relationer som vi har idag och detta är mycket viktigt inför framtiden.


Så här lyder förslaget till stämman:

Ge styrelsen i uppdrag att agera på skrivelsen från Bredängs HB genom att genomföra en förhandling som ska resultera i att det tecknas ett avtal om uppgörelse med Bredängs HB. Innehållet i avtalet skall i princip vara att föreningen enbart som goodwill efterskänker vitet på 50.000 kr mot att föreningen erhåller olika fördelar. Exempel på krav som kan skrivas in i avtalet och som måste uppnås för att föreningen inte skall fakturera vitet:
     att vi får garantitiden förlängd i ett (1) år.
     att vi inte drabbas av några krav, utöver vad som i entreprenörskontraktet avtalades.
     att alla åtaganden fullgörs enligt entreprenörskontraktet.

Styrelsen anser det viktigt att denna goodwill inte ska kopplas till att vi går med på att det finns berättigade krav att ställa, såsom krav på ersättning för längre ledningslängd och de exceptionella markförhållandena. Ett "ja" skulle annars kunna misstolkas som ett erkännande.

3)  Styrelsemotioner efter uppdrag till styrelsen från stämman 2002-06-09.

Vid stämman 2002-06-09 uppdrogs åt styrelsen att till 2003 års stämma att ta fram förslag, underlag, etc. i ett antal frågor. Nedan redovisas styrelsens förslag i dessa ärenden.


Ärende 1

Utdrag ur stämmoprotokoll 2002-06-09:

”Stadgeändringar med belopp till nästa stämma.

Styrelsen fick i uppdrag att till nästa stämma föreslå stadgeändring avseende insatsbeloppet som vi då vet storleken på och dessutom att föreslå en formulering i stadgarna avseende den extra anslutningsavgiften för nya medlemmar.”

Styrelsen föreslår att stadgarna ändras på ett sådant sätt att insatsbeloppet inte anges nominellt i texten, utan endast med en hänvisning till beslut där man fastställt beloppet. Motivet för detta är att beslut om stadgeändring då inte behöver tas vid eventuella förändringar av insatsbeloppet, utan detta kan t.ex. tas som enskild fråga vid föreningsstämma. Vid föreningsstämman år 2002 togs beslutet att insatsen preliminärt fastställdes till 13.000 kronor och detta belopp ligger än så länge fast.
Styrelsen föreslår följande stadgeändringar:

§ 5   Insatser     (gammal lydelse)
Varje medlem skall delta i föreningen med en insats om högst 20.000 kr. Insatsen betalas kontant vid inträdet.

§ 5   Insatser     (nya förslaget)
Varje medlem skall delta i föreningen med en insats som beslutas av föreningsstämman men som inte kan vara högre än 20.000 kr. Insatsen betalas kontant vid inträdet. Insatsens storlek skall vara lika för samtliga medlemmar och varje medlem är innehavare av en lika stor andel av föreningens tillgångar och skulder.


§ 6   Avgifter     (gammal lydelse)
Föreningsstämman kan besluta om att en årsavgift skall uttaxeras. Beloppet får inte vara
högre än en procent av basbeloppet.

§ 6   Avgifter     (nya förslaget)
Föreningsstämman kan besluta om att en årsavgift skall uttaxeras. Beloppet får inte vara
högre än en (1) procent av basbeloppet. Ny medlem skall utöver insatsen erlägga en anslutningsavgift som exakt motsvarar den kostnad som föreningen får på grund av den nytillkommande medlemmen. I den kostnaden ingår även sådana kostnader som är relaterade till delar av anläggningen som föreningen äger och ansvarar för.





Ärende 2

Utdrag ur stämmoprotokoll 2002-06-09:

”Äganderätten och var ansvaret slutar för föreningen.
Styrelsen fick i uppdrag att bereda och föreslå regler för äganderätten och var ansvaret slutar vad gäller vintervattenledningen. Ett tips som framkom var att ansvaret kan sluta omedelbart efter servisventilen och att det bara är föreningen som skall ha rätten att stänga och öppna den.”

Styrelsen föreslår att följande skall gälla:
Föreningen äger och ansvarar för allt till och med servisventilen vid tomtgränsen.
Fastighetsägaren äger och ansvarar för allt innanför servisventilen.
Efter installation skall servisventilen alltid vara öppen och den får aldrig stängas.
Endast behörig personal får sedan handha servisventilen.
Huvudavstängningsventil måste finnas i huset.

Några av de argument som finns:
Det är mycket lätt att förstöra den känsliga infästningen som finns i marken vid servisventilen i slutet av manöverstången som man vrider på för att öppna eller stänga. Att reparera detta kan bli mycket kostsamt eftersom man måste gräva upp och vintertid kan tjäle göra att det tar tid och att det ytterligare fördyras.
Det är vansinne att stänga servisventilen på vintern eftersom när det bildas is så uppstår en sprängning av kopplingar eller av rörledningen då man stänger inne vattnet mellan servisventilen och huvudavstängningsventilen i huset.
Huvudavstängningsventil inne i huset är en förutsättning för att kunna få ersättning från försäkringsbolag vid vattenskador.


Ärende 3

Utdrag ur stämmoprotokoll 2002-06-09:

”Avtal mellan ekonomiska föreningen och Fornbo samfällighetsförening.
Styrelsen fick i uppdrag att ordna ett avtal med samfällighetsföreningen så att det för all framtid håller juridiskt med vintervattenanläggningen. Om det behövs så ska styrelsen upprätta ett servitut mellan föreningarna.”

Styrelsen har från samfälligheten mottagit förslag om innehåll i avtal om äganderättsförhållanden, ansvar, etc. Styrelsen anser att den erhållna avtalsstrukturen kan ligga till grund för ett avtal med Fornbo samfällighetsförening.

De grundläggande principer som skall avspeglas i avtalet är ömsesidigt ansvar med lika rättigheter och skyldigheter gentemot resp. avtalsparts anläggningar, etc. Avtalet skall också tillförsäkra att vi som förening inte får extra skyldigheter som vi redan har ålagts som enskilda medlemmar i samfällighetsföreningen.

Styrelsen föreslår att stämman ger den nya styrelsen mandat att gå vidare i diskussionerna med samfälligheten med utgångspunkt i vad som sagts ovan.

4)  Styrelsens förslag till budget och uttaxering av årsavgift år 2003.

Storleken av slutliga insatsen är inte fastställd eftersom kontraktsarbetena ännu inte är färdiga.
Inga ytterligare inbetalningar från medlemmarna kommer att behövas utöver årsavgift som enligt stadgarna inte kan bli högre än en procent av basbeloppet (idag cirka 390 kr).
De pengar som vi har räcker till för att betala allt och det kommer att bli pengar över.
Förslag att ingen årsavgift uttaxeras för år 2003. Istället tas medel från överskottet.

Budgeterade inkomster
Medlemsinsatser	0:‑
Medlemsinsatser nytillkomna medlemmar	0:‑
Uttaxering av årsavgift från medlemmarna	0:‑
Ränteinkomster	500:‑
Behållning från 2002	146.184:‑
Summa	146.684:‑
Budgeterade utgifter
Porto, bankavgifter och diverse	3.000:‑
Arvoden till styrelsen och revisorerna	0:‑
Entreprenadkostnader Bredängs HB	60.000:‑
Att balansera till 2004	83.684:‑
Summa	146.684:‑

5)  Styrelsens förslag angående arvoden till styrelsen och revisorerna.
Inga arvoden skall betalas ut.


6)  Styrelsens svar på frågor vid förra stämman.
Utdrag ur stämmoprotokoll 2002-06-09:
”Utskick av de nya stadgarna sedan de ändrats.
Sten Edebäck (81) föreslog att ett utskick görs med de nya stadgarna så att folk enkelt kan se vad som gäller.  Stadgarnas "§ 15  Anmälningsplikt och besiktningsskyldighet" behöver också förtydligas eftersom det är lite oklart hur det ska gå till.”

Här följer styrelsens svar:
§5 och §6 är det enda paragrafer som har förändrats i stadgarna sedan förra utskicket av dessa.
Beslut om dessa paragrafer tas på stämman år 2003.

Styrelsen har i utskick 2002-07-25 gått ut med följande förtydligande avseende § 15:
”Var och en måste i samband med att man kopplar in vatten meddela detta till någon i styrelsen och dessutom skicka till styrelsen en kopia av ett besiktningsprotokoll eller liknande handling som en VVS fackman har skrivit, där det framgår att bra VVS materiel har använts och att installationen är fackmannamässigt gjord.”

Så här lyder § 15:
§ 15  Anmälningsplikt och besiktningsskyldighet
Medlem skall före inkoppling av vintervatten anmäla detta till styrelsen varvid därefter anläggningen besiktigas med avseende på fackmannamässig installation, frysrisk m.m.

/Styrelsen